Conserver les documents administratifs : comment réussir à classer vos documents d’entreprise ?

Conserver et ranger les documents administratifs favorise la bonne gestion des archives de votre entreprise et une meilleure productivité. Cette initiative réduit également la perte des documents et permet un gain de temps considérable lorsque vous cherchez urgemment des papiers justificatifs d’un bien. Pour ce fait, il est capital de classer convenablement vos documents pour pérenniser vos dossiers. Comment réussir à classer vos documents d’entreprise ?

Classement numérique et chronologique

Qu’il s’agisse d’un petit ou moyen entretien, ranger les documents n’est pas une partie de plaisir. On se demande même comment classer les documents administratifs d’une entreprise tellement il y a de papier à trier. À vrai dire, le classement numérique est le mode de rangement des dossiers d’entreprise le plus commode. Il consiste à numéroter en ordre croissant chaque dossier puis le ranger sur une étagère ou un tiroir. 

Veiller à numéroter les dossiers par ordre d’arrivée. Cela vous permet d’avoir une idée sur le moment à laquelle vous êtes entré en possession des documents et de détecter rapidement l’absence d’un document. De plus, il est conseillé de ranger les dossiers de la droite vers la gauche en maintenant les documents les plus récents en avant. De ce fait, vous pouvez vous débarrasser en quelques minutes des dossiers inutiles qui datent de plusieurs années. Pour vous faciliter la tâche, acheter des boîtes d’archivage en carton afin de stocker les documents anciens.

Classement thématique

Pour les professionnels du rangement, le classement thématique est la meilleure alternative. Bien qu’il demande beaucoup de travail, il vous permet de ranger vos dossiers en fonction d’un thème spécifique. Ce qui s’avère avantageux durant un moment, mais au fil des années, vous aurez plusieurs catégories de dossier. En raison de cela, il est recommandé de mettre des intercalaires dans votre classeur. Par la suite, utilisez des ports dossier de couleur variée. Par exemple, réservez la couleur rose pour les thèmes en rapport avec la finance, le bleu pour les factures et ainsi de suite. Quel que soit le choix de couleur, classez les documents aussitôt qu’ils sont déposés sur votre bureau.

Classement alphabétique

Ranger vos papiers en suivant l’ordre alphabétique est la technique de rangement qu’on nous apprend dès le bas âge. Elle se fait en classant les documents de A à Z sur vos étagères ou dans vos cartons d’archive. Quand bien même, elle a fait ses preuves dans le secteur éducatif, le classement alphabétique n’est pas approprié pour tous les types de dossiers. En conséquence, il est possible d’utiliser cette technique de rangement principalement pour les dossiers individuels. Le cas contraire, vous risquez de mélanger les dossiers et d’être mal organisé. Surtout si vous travaillez dans une société de finance et logistique. 

Classement géographique 

Souvent associé à un classement numérique ou alphabétique, le classement géographique consiste à ranger les dossiers par province ou ville. Autrement dit, le classement se fait par région et les informations de chaque région sont classées par ordre alphabétique. Les données géographiques comme le département, le quartier et l’arrondissement sont rangées de façon numérique.

Une fois chaque dossier identifié et rangé, il est préférable de les disposer dans un port revu muni d’étiquette. Ainsi, vous pouvez marquer sur l’étiquette un indice pour vous rappeler du contenu de chaque dossier. Le code couleur est aussi un moyen efficace de vous retrouver rapidement avec ce mode de rangement.